LAS ETIQUETAS DE LABORATORIO AYUDAN A OPTIMIZAR EL SEGUIMIENTO Y EL MANTENIMIENTO DE LOS EQUIPOS

Muchos laboratorios dan prioridad al seguimiento de muestras; después de todo, la mayoría de los laboratorios se enfocan en generar cantidades masivas de muestras, cada una de las cuales requiere una etiqueta única que a menudo debe soportar y resistir una gran cantidad de situaciones y condiciones específicas. Aunque los equipos y herramientas de laboratorio no son tan numerosos como las muestras experimentales, el seguimiento eficiente de herramientas y equipos requiere un método adecuado de identificación con la ayuda de etiquetas especializadas, códigos de barras/ RFID y una base de datos para administrarlos.

Selección de la etiqueta adecuada

No es necesario decir que todos los equipos de laboratorio deben identificarse con códigos de barras (y/o RFID) en combinación con texto legible por las personas. Sin embargo, es esencial identificar las condiciones ambientales que enfrentará cada equipo a lo largo de su vida útil. Aunque la mayoría de los equipos pesados, como los espectrómetros de masas y los de RMN, solo pueden requerir etiquetas de uso general, los instrumentos de laboratorio pueden estar expuestos a temperaturas relativamente altas o bajas , así como a solventes agresivos . Por ejemplo, máquinas como sonicadores, fuentes de alimentación y cámaras de electroforesis se utilizan con frecuencia durante períodos prolongados en cámaras frigoríficas y pueden estar expuestas a cualquier cantidad de soluciones que contengan productos químicos como cloroformo, hexano y glicerol, entre otros.

Al momento de la compra, se recomienda evaluar completamente todas las condiciones posibles que el instrumento puede encontrar para seleccionar una etiqueta que asegure que el instrumento permanezca bien identificado durante su vida útil. Debido a que es probable que la etiqueta deba durar muchos años, quizás décadas, para algunas máquinas, puede ser necesaria la laminación para evitar la decoloración, independientemente de las condiciones ambientales. También se sugiere que estas etiquetas se impriman con impresoras de transferencia térmica. Estas impresoras brindan una resistencia óptima a casi todas las condiciones de laboratorio más estrictas, además de la abrasión y la decoloración.

La localización de etiquetas también puede desempeñar un papel en la selección de etiquetas. Averiguar dónde colocar mejor la etiqueta puede afectar el tipo de condiciones que encontrará (por ejemplo, colocar una etiqueta en el exterior de un congelador o en el interior), y también puede facilitar el seguimiento de quienes hacen uso del equipo. Cualquier etiqueta utilizada para identificar instrumentos debe mantenerse descubierta, con fácil acceso para escanear el código de barras. Si se utiliza RFID para identificar el instrumento, se deben tener en cuenta las superficies utilizadas para la colocación, ya que algunas superficies, como el metal, pueden interferir con la señal. Recuerde, probar cualquier solución de identificación con muestras del fabricante es esencial para garantizar que funcione de manera consistente y precisa en sus condiciones específicas.

Reserva, uso y mantenimiento de equipos de seguimiento

Una pregunta que muchos tienen es: «¿Por qué necesito un código de barras en mi equipo?». La respuesta fácil es que los códigos de barras le permiten generar una base de datos de todas las herramientas e instrumentos en todo el laboratorio para que el personal pueda realizar un seguimiento de lo que falta. La otra razón por la que los códigos de barras (o RFID) son útiles en los equipos es su capacidad para permitir a los usuarios realizar un seguimiento de la reserva, el uso y el mantenimiento de los equipos.

El seguimiento del uso es ventajoso por varias razones:

• Ayuda a evaluar cuándo la máquina podría necesitar piezas nuevas o mantenimiento (p. ej., puede tener en cuenta la cantidad de horas que se ha utilizado una bombilla halógena de microscopio)
• En grandes laboratorios o instalaciones centrales, ayuda a realizar un seguimiento de los usuarios con fines de facturación.
• Si algo sale mal con un instrumento, identifica a las partes involucradas para que el problema pueda solucionarse en consecuencia.

Respecto a los contratos de mantenimiento, disponer con su proveedor de un servicio que incluya una base de datos que incluya el tipo de contrato, el equipo cubierto, los tipos de reparaciones cubiertas, la duración del contrato, las fechas de vencimiento y los recordatorios, y las fechas de renovación puede ayudar a mantener sus instrumentos en buen estado a largo plazo. En lugar de utilizar un método de gestión basado en papel, que puede provocar el olvido de los contactos y el riesgo de que los equipos no estén cubiertos (especialmente problemático si se produce un error crítico), un buen sistema de control y seguimiento alerta a los usuarios acerca de cuando los contratos deben renovarse y realizar un seguimiento de cualquier problema que surja o pudiera surgir. En última instancia, esto mantiene al personal clave informado cuando se requiere una reparación y mitiga los problemas en los que el personal quiere usar una máquina pero no puede porque nadie ha llamado para que la arreglen.

La identificación de todos los instrumentos y máquinas de laboratorio es fundamental para una gestión adecuada. El uso de etiquetas de código de barras o RFID con un sistema de reservas puede ayudar a eliminar errores costosos, como cuellos de botella en el flujo de trabajo. En general, los beneficios de seleccionar etiquetas de código de barras o RFID apropiadas para rastrear instrumentos y combinarlos con el software de reserva de equipos incluyen:

• Garantizar que todos los instrumentos y máquinas estén debidamente identificados durante su vida útil
• Seguimiento de la ubicación y el uso del equipo, incluida la facturación y las reparaciones
• Gestión de contratos de servicios, proveedores y equipos en una única base de datos de fácil acceso